lunes, 22 de febrero de 2010

Introducción a Excel



Una hoja de cálculo permite la manipulación de datos organizados en renglones y columnas. Las columnas están representadas por letras y los renglones por números. La intersección de una columna y un renglón se conoce como celda. La dirección de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el número del renglón. Ejemplo: la dirección de la celda que queda en la cuarta columna y el segundo renglón es D2.

El Status de una celda lo determina el primer caracter que le introducimos,

• Si el primer caracter es una letra (A, B, C, D, E, F…..) o uno de los siguientes símbolos (´~ ! # %  * ( ) ; <>?), Excel considera que se trata de una etiqueta.

• Si el primer caracter es un número (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) o un símbolo relacionado con valores numéricos (+ - . = $), Excel considera que se trata de un valor.

Para introducir números negativos, coloque un signo menos (-) antes del valor numérico, o bien encierre los números entre paréntesis.


Los caracteres reconocidos como números (y también los de tipo de moneda, hora y fecha) dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control de Windows.

Independientemente del número de dígitos presentados, Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).


Si una celda aparece llena de caracteres ######## indica que el ancho de la columna no es suficiente para el número en su presente formato, por lo que debe ensancharse la celda.

Sólo es posible realizar operaciones aritméticas con valores.

Nótese que algunas etiquetas son numéricas (por ejemplo la que contiene el número de boleta), pero por tratarse de etiquetas, los contenidos de esas celdas no se utilizan jamás para operaciones aritméticas.

Es factible trabajar ordenaciones (ascendentes o descendentes) tanto con valores como con etiquetas.

Una celda activa es aquella que esta lista para recibir datos o comandos.

La referencia a la celda identifica la posición que ocupa (renglón y columna).

En Excel 2007 podemos trabajar hasta con 16,384 columnas y  1,048,576 renglones.

Un rango es una área definida de la hoja de trabajo, por ejemplo (B2:B7) incluye a todas las celdas comprendidas entre esos valores extremos.
Los libros de trabajo los guardamos en disco como archivos con un nombre y una extensión de tres o cuatro letras (usualmente nombre.XLS [en Excel 2003] o nombre. XLSX  [en Excel 2007])



Introducción de datos en la hoja electrónica


Recomendaciones:

• Para introducir números emplee el teclado numérico que se encuentra en el lado derecho del teclado principal.

• Para introducir datos en una celda y movernos la derecha, oprima TAB.

• Para introducir datos en una celda y movernos a la celda de abajo, oprima ENTER

• Las teclas de flechas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten aceptar datos y movernos a la celda contigua correspondiente.

• No utilice el ratón para moverse en la hoja al introducir datos. En el modo de introducción de datos el ratón selecciona referencias de celdas y las agrega a la función que estemos construyendo.

• Asegúrese siempre de haber introducido los datos en la celda (oprimiendo una de las teclas citadas) antes de seleccionar otras celdas en la hoja.

VALIDACIÓN
La Validación de datos permite establecer restricciones a los valores que se pueden introducir en una celda.
Por ejemplo podemos limitar los valores que se introducen en una celda a un rango de valores (por ejemplo si son calificaciones deben estar entre 0 y 100), que sean mayor que cierto valor (por ejemplo la edad >=18), que sean anteriores a cierta fecha ( bien que sean posteriores, o que queden dentro de un rango de fechas). Podemos tomar las entradas de una lista con todos los posibles valores. Opcionalmente podemos incluir mensajes de error para avisar al usuario del error que está cometiendo.


Atajos por teclado

Iniciar una fórmula =

Aceptar valor o fórmula ENTER

Aceptar una fórmula matricial CTRL+SHIFT+ENTER

Cancelar las modificaciones a un valor o fórmula ESC

Desplegar el cuadro de dialogo de Insertar Función SHIFT+F3

Ir al inicio de la hoja de cálculo: CTRL+INICIO

Ir al final de la hoja de cálculo: CTRL+FIN

Alternar entre mostrar los valores y mostrar las fórmulas de las celdas: CTRL+` (acento grave)

Escribir la fecha: CTRL+; (punto y coma)

Escribir la hora: CTRL+: (dos puntos)

Cortar CTRL+X

Copiar: CTRL+C

Pegar: CTRL+V

Fórmulas.
En Microsoft Excel, una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, tales como suma, multiplicación y comparación; también pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Los símbolos de las operaciones aritméticas disponibles son los siguientes:

+ SUMA (prioridad 1)

- RESTA (prioridad 1)

* MULTIPLICACIÓN (prioridad 2)

/ DIVISIÓN (prioridad 2)

^ EXPONENCIACIÓN (prioridad 3)

En una ecuación que tenga varias operaciones aritméticas, primero se ejecutan las de mayor prioridad. Si algunos términos están encerrados entre paréntesis, se tomarán como los de máxima prioridad y se ejecutarán primero.





En la práctica 12 manejamos ecuaciones sencillas; para dar una idea de la complejidad de algunas de las ecuaciones que emplearán ustedes en su carrera pueden consultar las siguientes referencias (que presentan algunas fórmulas de matemática financiera y un pequeño fórmulario de Estadística):

http://finanzasparatodos.blogspot.es/img/formulasmatematicafinanciera.pdf



Conviene señalar que Excel cuenta con múltiples funciones interconstruidas, que permiten trabajar directamente con la mayoría de los problemas que enfrentaran en su carrera. Sin embargo se se requiere trabajar con una ecuación que no este disponible como función conviene manejar correctamente la sintaxis para construirla adecuadamente.

Por ejemplo, suponga que el criterio de evaluación de la materia es el siguiente:

* Asistencia 10%
* Exámenes parciales 30%     (cuatro parciales,  uno cada mes)
* Prácticas en equipo 30%     (cuatro entrega de reportes, una cada mes)
* Trabajo final 30%

 Y que en la primer celda tenemos el número de asistencias, en la siguiente el número de faltas, en las cuatro siguientes las calificaciones de los exámenes parciales, en otras cuatro las calificaciones de los reportes de prácticas y en la siguiente la calificación correspondiente al trabajo final. Construya una ecuación que nos dé la calificación final promedio en base a los criterios de evaluación citados.


A continuación presento una lista de funciones de Excel, con sus nombres en Inglés y en Español (para que los que tienen Office en Inglés puedan localizar fácilmente los nombres de las funciones deseadas).


Los que prefieran leer material escrito, el Ing. Sequeiros Arone tiene en su página un curso introductorio a Excel.  También Aula Clic tiene un excelente tutorial de Excel.

PRIMER TAREA DE EXCEL



Tarea individual : emplear Excel para la contabilidad de una microempresa, incluyendo:

1. Libro o registro de ingresos y egresos
2. Libro de caja
3. Libro de cuentas por cobrar
4. Libro de cuentas por pagar
5. Libro de sueldos
6. Archivo de comprobantes

Cada quien deberá inventar al menos unos 10 juegos de datos de cada libro.


(ver reverso de práctica 12 [Contabilidad Changarro]  PROMODE Manual y cuaderno de trabajo del comerciante ).

Hay cuatro manuales en esa serie, que conviene leer y analizar, para ello entre a PROMODE Programa de Capacitación y Modernización Empresarial de la Secretaría de Economía.
  • El Manual de Administración-Toma de Decisiones aborda temas que van desde el medio ambiente de tu comercio, hasta las funciones básicas de la administración (planeación, organización, dirección y control).
  • El Manual de Compras y Manejo de Inventarios busca que conozcas el uso y el manejo adecuado de tus mercancías, así como la mejor manera de adquirir las mismas.
  • El Manual de Mercadotecnia busca que comprendas la manera de ofrecer tus mercancías al cliente o consumidor.
  • El Manual de Contabilidad hace mención a la importancia del conocimiento de las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas.

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