jueves, 20 de mayo de 2010

Introducción a las Bases de Datos


Archivos
Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora).

Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.

Previamente hemos trabajado con dos clases de archivos:


Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo Windows.

Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.

En esta sección trabajaremos con archivos de datos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.

Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.

Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero.



Bases de datos
Una base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.

Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.

Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.


Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.

Un registro es un renglón de la tabla

Un campo es una columna de la tabla






En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia.

La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal (llave principal) o simplemente llave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.

Los atributos de la clave o llave principal son:

  • La clave principal es única y por lo tanto no puede estar repetida en una tabla
  • La clave principal nunca puede quedar vacía
  • La clave principal nunca cambia
Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:

· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.)
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)

Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:


1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reuna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

 Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
 No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
 Incluya toda la información que necesite.
 Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4 Identificar los campos con valores exclusivos mediante la clave principal. Gracias a la clave principal no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en dicho campo.

5 Determinar las relaciones entre las tablas

Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a la base de datos cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

6 Precisar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.


Objetos de una base de datos
Tablas
Son los objetos principales de bases de datos y se utilizan para guardar datos.

FormulariosUn formulario permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles virtuales (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario no almacena información, solo muestra los datos que están guardados en una tabla. En un mismo formulario podemos trabajar simultáneamente los datos de varias tablas.ConsultasUna consulta emplea uno o más criterios para mostrar los datos que nos interesan de una base de datos. Las consultas nos permiten extraer la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla adecuadamente. Las consultas permiten mostrar, modificar, borrar, ordenar, filtrar y agregar datos en una base de datos.

InformesPermiten resumir e imprimir la información de base de datos, posibilitan combinar los datos de varias tablas en un documento único.

MacrosLos macros realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.

Aquí tienen algunos archivos para las primeras prácticas:




Microsoft tiene una buena introducción a Access 2007
Algunas otras referencias que pudieran servirles:








Introducción a Access 2007

Access 2007 (45 minutos)

Access simplificado con plantillas I: Crear una base de datos

Access simplificado con plantillas II: Modificar una base de datos


Hojas de datos I: Crear una tabla especificando los datos

Hojas de datos II: Sumar, ordenar, filtrar y buscar los datos
Hojas de datos III: Facilitar la lectura de los datos mediante la aplicación de formato a columnas y filas


Importar datos desde Excel


Curso de Access 2007 (Ejercicios paso a paso, Videotutoriales, Ejercicios propuestos)

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Dada la complejidad del programa y el poco tiempo disponible, les recomiendo adquirir un buen libro de Access que les sirva de referencia. Una opción es:


BASES DE DATOS CON ACCESS 2007,
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR,
ISBN 9789701514085 $300
Otro libro que pueden adquirir (o descargar la versión electrónica) es:


Conviene destacar que el paso mas importante del diseño de la base de datos es Determinar la finalidad de la base de datos ya que si no le dedicamos el tiempo y análisis suficiente podemos terminar con una base de datos que funcione perfectamente pero que no satisfaga las necesidades del usuario.




Temas a cubrir en esta unidad (Access)







Los temas a cubrir en esta unidad son:

1) BASES DE DATOS

a) Abrir una base de datos existente

b) Partes de una base de datos (tablas, formas, consultas, reportes)

c) Vista normal, vista de diseño

d) En vista de diseño revisar las propiedades de cada campo

e) Obtener ayuda

f) Crear una base de datos con el Asistente

g) Crear una base de datos en blanco



2) TABLAS

a) Crear una tabla

b) Importar una tabla de Excel

c) Crear una tabla con el Asistente

d) Cambiar de nombre un campo

e) Reubicar campos

f) Agregar un campo

g) Borrar un campo

h) Cerrar una tabla

i) Abrir una tabla

j) Cambiar de nombre a una tabla



3) EDITAR TABLAS

a) Desplazarse a través de varios registros

b) Seleccionar datos

c) Dar Zoom a una celda (Shift F2)

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos de un registro

g) Mover o copiar datos

h) Comprobar ortografía

i) Cambiar ancho de columnas

j) Cambiar altura de renglones

k) Cambiar tipo de Fuente

l) Cambiar la apariencia de una celda

m) Ocultar un campo

n) Congelar un campo



4) CAMPOS

a) Tipos de campos (texto, memo, número, auto numérico, fecha, Si/No, Objeto, Hipervínculo)

b) Mostrar las propiedades de un campo

c) Cambiar el tipo de datos

d) Elegir un formato

e) Agregar un letrero

f) Dar un valor por default

g) Requerir entrada de datos

h) Permitir hileras de longitud cero

i) Agregar una regla de validación

j) Crear un campo Si/No

k) Crear un índice

l) Crear un campo tipo lista (lookup column)

m) Agregar imágenes a un registro

n) Crear una máscara de entrada



5) ESTABLECER VÍNCULOS

a) Ajustar la llave primaria (campo clave)

b) Establecer una nueva relación

c) Obligar integridad referencial

d) Borrar un vínculo



6) CREAR FORMAS

a) Crear una forma a partir de una tabla

b) Cambiar la vista de una forma

c) Moverse a través de varios registros

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos

g) Cambiar de nombre a una forma

h) Descartar una forma



7) DISEÑO DE FORMAS

a) Mover un control

b) Cambiarlo de tamaño

c) Borrar un control

d) Agregar un campo

e) Cambiar el formato de un campo

f) Agregar una imagen

g) Cambiar texto de etiquetas

h) Cambiar el tamaño de la forma

i) Utilizar Autoformato



8) MANEJAR DATOS

a) Encontrar datos

b) Reemplazar datos

c) Ordenar datos

d) Filtrar por selección

e) Filtrar por exclusión

f) Filtrar por forma



9) CONSULTAS

g) Crear una consulta simple

h) Ordenar registros

i) Establecer criterios

j) Borrar un campo

k) Ocultar un campo

l) Agregar un campo

m) Reubicar campos

n) Cambiar de nombre a una consulta

o) Descartar una consulta

p) Crear una consulta con el Asistente



10) CONSULTAS AVANZADAS

a) Trabajar con tablas múltiples

b) Desplegar valores extremos

c) Efectuar cálculos

d) Cambiar formato de un campo calculado

e) Obtener totales

f) Emplear parámetros

g) Cambiar tipos de unión

h) Usar criterios múltiples

i) Resumir dato

j) Encontrar registros no igualados (unmatched)



11) REPORTES

a) Crear un reporte

b) Cambiar la vista de un reporte

c) Cambiar de nombre a un reporte

d) Borrar un reporte

e) Crear un reporte con el Asistente



12) IMPRESIÓN

a) Vista preliminar

b) Ajuste de página

c) Imprimir información

d) Imprimir etiquetas postales



13) IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN



14) RELACIONAR ACCESS CON WORD Y EXCEL



15) ACCESS E INTERNET





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